AIでExcel自動化！関数・VBA・Power Queryはどう選ぶ？【設計する力①】

「Excelの関数で自動化したけれど、データが増えたら重くならない？」「VBAやPower Queryにした方がいい？」そんな疑問はありませんか。

AIに頼めば関数やマクロを作れる時代。でも、「動くものを作ること」と「どの方法で作るかを選ぶこと」は別です。今回は架空の商品カテゴリー判定を例に、はんちゃんとチャーが選び方を考えます。難しいコードを覚えるよりも、まずは実現方法を比べて選ぶところから始めましょう。

AIにお願いしたら、Excelの処理ができた！

架空のサンプルで考えよう

商品名	判定結果
魔王 720ml	焼酎
八海山 特別本醸造	清酒
サンプル商品A	対象外

Before／After：入力から結果までをイメージ

Before：商品名だけが並び、カテゴリー列は空欄。担当者が商品ごとに分類している状態です。

After：別シートのキーワードマスターと照合し、カテゴリー列へ「焼酎」「清酒」「対象外」を表示します。

マスターのキーワード	分類
魔王	焼酎
八海山	清酒

※説明用の架空例です。キーワードが複数一致するときの優先順位、空白、表記ゆれなども運用前に決める必要があります。ここでは関数の書き方そのものより、実現方法をどう選ぶかに注目します。

Excel関数なら、こんなふうに実現できる

Microsoft 365のExcelを使う例です。商品名をA2セルに入力し、別シートのキーワードとカテゴリーの一覧を「カテゴリマスタ」という名前のExcelテーブルにします。B2セルに次の式を入力します。

=IF(A2="","",LET(
 k,カテゴリマスタ[キーワード],
 c,カテゴリマスタ[カテゴリー],
 hit,(k<>"")*ISNUMBER(SEARCH(k,A2)),
 XLOOKUP(1,hit,c,"対象外")
))

• SEARCH：商品名にマスターのキーワードが含まれているか調べます。
• ISNUMBER：キーワードが見つかった場合を一致として判定します。
• XLOOKUP：マスターの上から最初に一致したカテゴリーを返します。該当なしなら「対象外」です。

Excelテーブルの参照を使っているため、マスターに行を追加した際も参照範囲を追従させやすくなります。ただし、複数のキーワードに一致する商品はマスターの上にあるものが優先されます。また、SEARCHは英字の大文字と小文字を区別しません。実務利用前に、空白キーワード・表記ゆれ・重複登録といった例外も確認しましょう。

商品が1,000〜2,000件なら？

もし商品が10万件に増えたら？

正解は一つじゃない。選ぶ理由が大切

方式	メリット	注意点
Excel関数	導入と修正が容易。結果を確認しやすい	行数・条件が増えると再計算が負担になる場合がある
VBA一括処理	データをまとめて処理し、シートへの読み書きを減らせる	マクロの実行環境や保守が必要
Power Query	定型的なデータ加工を更新操作で繰り返せる	部分一致照合の実装と性能の検証が必要

設計判断を流れで整理してみよう

大切なのは「関数だから正解」ではなく、「条件を比較し、検証して選んだ」というプロセス。性能が要件を満たさなければ、ほかの方式を再検討します。

採用しなかった方法も、将来のために残す

まとめ：AIで作れる。だからこそ、選べるようになろう

AIはExcel関数やマクロを作る力強い助けになります。初心者が便利な処理を作れること自体は、とても良い変化です。次の一歩は、「関数・VBA・Power Queryのどれが今の条件に合う？」とAIと一緒に検討すること。

今回のポイントは「選択肢を比較する」「採用理由を残す」「採用しなかった案を将来に備えて記録する」の3つ。実用に移す前には、実際のデータで動作と性能を検証しましょう。

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※商品名と処理条件は説明用の架空例です。比較回数は概算であり、処理時間を保証するものではありません。