手順書やマニュアルを作るとき、
「業務フロー図を作るのに時間がかかる」
と感じることはないでしょうか。
四角い図形を並べる。
矢印をつなぐ。
文字を入れる。
位置をそろえる。
ようやく完成したと思ったところで、
「この分岐も追加してください」
「担当者をもう1人追加してください」
「例外処理が抜けています」
と修正が入る。
すると、図形や矢印を動かして、レイアウトをもう一度整えることになります。
本来やりたいのは、図をきれいに描くことではなく、業務の流れを整理して、相手に伝わる形にすることのはずです。
そこで便利なのが、
ChatGPT × Mermaid × draw.io
という組み合わせです。
業務の流れを文章から図にする
この方法では、最初から図形を一つずつ配置しません。
まず、業務の流れを文章で整理します。
たとえば、
- 利用者が申請する
- 担当者が内容を確認する
- 上長が承認する
- 承認されたらシステムへ登録する
- 否認されたら申請者へ差し戻す
といった形です。
この文章をChatGPTに渡し、
「Mermaidのフローチャートにしてください」
と依頼します。
すると、業務の流れを表現したMermaidコードのたたき台を作ることができます。
あとは内容を確認し、必要に応じて修正します。
Mermaidを使うメリット
Mermaidの便利なところは、図をテキストで管理できることです。
通常の作図では、処理を1つ追加すると、
- 図形を追加する
- 矢印を引き直す
- 周囲の図形を移動する
- レイアウトを整える
といった作業が発生します。
Mermaidなら、元になるテキストを修正して再描画できます。
特に、
- 業務フロー
- 申請・承認フロー
- 障害対応フロー
- 問い合わせ対応
- 作業手順
- システム処理の流れ
など、あとから変更される可能性がある図と相性がよいと感じています。
最後はdraw.ioで仕上げる
Mermaidだけでも図は作れます。
ただ、手順書やマニュアルへ掲載するときには、
「もう少し見た目を整えたい」
「色や配置を調整したい」
ということもあります。
そこで、最終調整にdraw.ioを使います。
考え方としては、
ChatGPTで業務を整理する
↓
Mermaidで図のたたき台を作る
↓
draw.ioで仕上げる
という役割分担です。
最初からdraw.io上で図形を一つずつ並べるのではなく、まず構造を作ってから見た目を整えるという流れです。
よく使う業務フローはテンプレート化できる
さらに便利なのが、よく使う業務フローをテンプレートとして残しておく方法です。
たとえば、
- 申請・承認フロー
- 問い合わせ対応フロー
- 障害発生時のエスカレーション
- 本番障害時の一次対応
- PCセットアップ手順
- アプリケーションのリリース手順
- データ取込エラー時の確認フロー
などです。
毎回ゼロから作るのではなく、似たテンプレートを選び、
担当者名や処理内容だけを書き換える。
これだけでも、作図の負担をかなり減らせます。
Kindle本に実務テンプレートをまとめました
こうした考え方と実務で使いやすいテンプレートをまとめたKindle本を出版しています。
『ChatGPTで作る業務フロー図テンプレート集』
副題は、
『draw.io×Mermaidで手順書・マニュアル図解をラクにする本』
です。
本書では、単にMermaidの記法を説明するのではなく、
実際の業務でどのように使うか
を重視しています。
各テンプレートでは、
- どんな場面で使えるか
- ChatGPTへの依頼方法
- Mermaidコード
- 自分の業務に合わせて変更するポイント
- draw.ioで仕上げるときの考え方
などを整理しています。
こんな方におすすめです
特に次のような方には参考になると思います。
- 業務フロー図を作る機会が多い方
- 手順書・マニュアル作成を担当している方
- ExcelやPowerPointで毎回図形を並べている方
- ChatGPTを仕事の資料作成に活用したい方
- Mermaidを実務で使ってみたい方
- draw.ioでの作図を少しラクにしたい方
- SE・情シス・業務改善など、業務整理を行う機会が多い方
図を描くことより、業務を整理することに時間を使う
業務フロー図で一番大切なのは、きれいな図形を作ることではありません。
誰が、いつ、何をするのか。
どこで判断が入り、どこへ処理が進むのか。
例外が起きたとき、どう対応するのか。
こうした業務そのものを整理することが重要です。
ChatGPTやMermaidを使う目的も、単に「AIで図を作る」ことではありません。
図形を並べたり矢印を調整したりする時間を減らして、本当に考えるべき業務内容に時間を使えるようにすることだと思っています。
業務フロー図を毎回ゼロから作っている方は、一度、
文章 → ChatGPT → Mermaid → draw.io
という作り方を試してみてはいかがでしょうか。
書籍情報
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