業務フロー図を作ったのに、「何を表しているのかわからない」「複雑すぎて読めない」と言われた経験はありませんか？
実は、業務フロー図がわかりにくくなる原因は、draw.ioやExcelなどの作図ツールの操作だけにあるわけではありません。
大切なのは、誰に何を伝えるための図なのかを決めること。
この記事では、業務フロー図がわかりにくくなる代表的な5つの原因と、その改善方法を紹介します。
原因① 情報を詰め込みすぎている
業務の流れを正確に伝えようとして、画面操作や例外処理、細かい確認事項をすべて盛り込んでいませんか？
情報量が多すぎると、肝心の業務の流れが見えにくくなります。
例えば、商品の受注業務を図にする場合、「ログインする」「画面を開く」「コードを入力する」といった操作まで描く必要があるとは限りません。
改善方法：図の目的に必要な情報だけを残しましょう。
全体像を説明する図と、担当者向けの詳細な手順図を分けると効果的です。
原因② 処理の粒度がそろっていない
粒度とは、ひとつの処理をどのくらい細かく表現するかということです。
例えば、同じ図に次の処理が並んでいたらどうでしょう。
- 注文を受け付ける
- 商品コードを入力する
- 受注から出荷までを管理する
これらは処理の大きさが異なります。
細かい操作と大きな業務を同列に配置すると、読み手は流れを把握しにくくなります。
改善方法：図を作る前に、業務単位で描くのか、作業単位で描くのかを決めましょう。
原因③ 図の目的が明確になっていない
業務フロー図を作る前に、次の問いに答えられるでしょうか。
「誰がこの図を見るのか？」
「この図を見て、何を理解・判断してほしいのか？」
例えば、管理職に業務全体を説明する図と、担当者に操作手順を説明する図では、必要な情報が違います。
改善方法：作図前に、目的・読者・対象範囲・詳細度の4つを決めましょう。
この4項目をメモするだけでも、図に載せる情報を選びやすくなります。
原因④ 例外処理が多すぎて、通常の流れが見えない
業務には、エラーや差し戻し、確認待ちなど、さまざまな例外があります。
もちろん、例外処理を省略してよいとは限りません。
しかし、すべての例外をひとつの図に詰め込むと、通常の流れも重要な例外も見えにくくなってしまいます。
改善方法：まず通常の流れを整理し、重要な例外を追加しましょう。
細かな例外は別図に分ける方法もあります。ただし、安全性や業務判断に関わる重要な例外は、目的に応じて主図にも残す必要があります。
原因⑤ 読み手に伝わらない言葉を使っている
システムの内部処理名や略語、専門用語をそのまま使っていませんか？
作成者には理解できても、他部署の担当者には意味が伝わらない場合があります。
例えば「JOB_001実行」よりも、「受注データを確認する」と書いたほうが、業務の意味は伝わりやすくなります。
改善方法：図を見る人が普段使っている言葉に置き換えましょう。
技術的な識別子が必要な場合は、注記や別資料に記載する方法もあります。
業務フロー図を改善する4つの手順
わかりにくい図を改善するときは、次の順番で見直すと整理しやすくなります。
- 削る：目的に直接関係しない情報を外す。
- 移す：詳細情報を別の図や資料へ移す。
- まとめる：関連する作業を適切な単位に整理する。
- 強調する：判断ポイントや重要な業務を目立たせる。
ポイントは、情報を単純に消すことではありません。
必要な情報を、必要な場所に配置することです。
まとめ
業務フロー図がわかりにくくなる代表的な原因は、情報過多・粒度の不統一・目的の不明確さ・例外処理の混在・専門用語の多用です。
作図ツールを使いこなすことも大切ですが、まずは「誰に何を伝えるのか」を決めることから始めてみましょう。
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